På Höganäs AB (här efter Höganäs) har man ett mål: ”Det ska vara helt uppenbart för vem som helst som besöker någon utav Höganäs enheter att vi arbetar enligt 5S”. Det berättar Karin Hallhagen, Policy Deployment Manager och ansvarig koordinator för implementeringen av 5S på Höganäs.

Ordning och reda
5S är en arbetsmetod med syfte att skapa ordning och reda. Som en del av Toyotas kvalitetsfilosofi har den sina rötter i Japan och det japanska språket. Översatt till svenska betyder uttrycket som gett metoden dess namn sortera, systematisera, snygga till/städa, standardisera och ständigt förbättra. För Höganäs blev startskottet för arbetssättet dels att Alrik Danielson med tidigare erfarenhet av 5S tog över rollen som VD i företaget, dels att Toyota i egenskap av slutkund tog upp ämnet. Höganäs AB är tillverkare av järnpulver där slutanvändaren i stor utsträckning är bilindustrin.

1500 personer World Wide
Arbetet med 5S startade under januari 2006. Hela organisationen är berörd, vilket innebär 1500 personer över hela världen. Organisationen i Sverige har varit uppdelad i cirka 90 grupper och implementeringen med certifiering beräknas vara klar under det första kvartalet i år. På frågan om hur medarbetarnas inställning skiftat till 5S under tiden svarar Karin Hallhagen så här:

– Självklart har det varit skillnader i tillvägagångssätt när vi har implementerat 5S i exempelvis Kina och i Sverige eftersom olika grupper har olika grundförutsättningar, men överlag har vi inte upplevt några problem. Även om få var öppet positiva initialt har ingen heller varit negativ - snarare lite avvaktande. Och det positiva engagemanget har kommit mycket fort, närmare bestämt när man förstod att det är var och ens arbetsmiljö det handlar om. Alla vill ju ha ordning och reda på sin arbetsplats!

Utmaningar av skiftande slag
Att ett arbete görs i en internationell miljö ökar alltid risken för kommunikationssvårigheter vilket är naturligt för vilken heterogen grupp som helst. Och kommunikation tillsammans med uppföljning och slutsatser är därmed tre av de utmaningar som Karin Hallhagen och hennes kollegor stött på sedan starten. Men de har också hittat lösningar. Till exempel är hon tacksam över förmånen att arbeta med mycket kunniga lokalt ansvariga som lyckats kommunicera metoden till sina ledare och medarbetare samt löpande har stöttat aktivt i implementeringen. Andra utmaningar har varit eller är att skapa rutiner och arbetssätt som säkerställer att nivån i arbetet bibehålls och att se till att i rätt tid avsätta tid till arbetet.

Ledarskapet en framgångsfaktor
Att ledningen varit initiativtagare till 5S har självklart spelat roll för resultatet. Resurser har allokerats och det har funnits en god förståelse för vad som krävs initialt och vilka resultat det kommer att ge på sikt. Flera personer på ledande befattningar har också varit direkt pådrivande genom sin kunskap och sitt engagemang. Utöver VD nämner Karin Hallhagen t.ex. Per Lagerlöf, Supply direktör och Kjell Paulsson, produktionschef i Höganäs. Hos Höganäs har alltså ledarskapet varit en framgångsfaktor, men Karin Hallhagen är väl medveten om att bristande ledarskap likaväl skulle kunna vara en av de största utmaningarna vid implementering av 5S.

Positivt resultat
För Höganäs har de positiva resultaten inte låtit vänta på sig.
– Redan idag kan vi se att det är rent och snyggt, gott om plats och såväl säkerhet som kvalitet har påverkats positivt. I Sverige var vi förvisso långt framme när det gäller arbetsmiljöfrågor redan innan, men det finns andra länder där det sannolikt kan bli mer märkbart. 5S har också gett oss en ordentligt skjuts framåt när det t.ex. gäller medarbetarnas engagemang i förbättringsgrupper, säger Karin Hallhagen och fortsätter:

– På lite längre sikt hoppas vi minska antalet tillbud, även om orsakerna kan vara svåra att härleda till en enskild händelse. Dessutom är det självklart roligt när kunder kommer på besök och spontant säger ”Wow, vi tyckte ni hade rent och snyggt innan, men nu!”. Eller när en nyanställd tjej upplevde att hon inte behövde fråga så mycket då själva arbetsplatsen är så självinstruerande och lättarbetad.

Funderar du som läsare på hur ni i er organisation skulle kunna lyckas med 5S?
Karin Hallhagen är full av idéer, tips och råd till andra som står inför att implementera 5S i sin organisation:

• Börja med att ge alla ledare och medarbetare en god insyn i bakgrunden till 5S samt kunskapen om att 5S är en del i en helhet och ingår i ett helhetstänk om hur vi som organisation ska fungera där Lean manufacturing ligger i grunden.
  
  
• Säkerställ att ledningen är införstådd med att det kan kosta initialt och att de ser det som en investering i ett arbetssätt. Ska man städa undan en massa krävs det exempelvis en kostnad för en container mm.
  
  
• Formulera ett tydligt slutmål och kommunicera det om och om igen!
  
  
• Ha en tydlig tidplan för implementeringen och certifieringen.
  
  
• Överför arbetet till linjen snarast möjligt. Det är där och inte hos koordinatorn/ledningen som ägandeskapet och drivandet av arbetet skall ligga. Detta gäller både initialt, men inte minst i fortfarighet.
  
  
• Arbeta gärna med pilotgrupper där ledarna får tid för att utbyta erfarenheter – smått som stort. Vi gör detta och tycker att det är väldigt positivt.
  
  
• Sist men inte minst – Ta före och efterfoto! Det är riktigt inspirerande att se hur en arbetsplats har förändrats och kan samtidigt motivera andra!