Vi passade på att ställa ett par frågor kring ISO 9001 till en expert inom området, Peter Hartzell, SIS projektledare för den svenska spegelkommittén för ISO 9001-arbetet.
Hur kan vi minska våra onödiga kostnader genom att investera i ISO 9001?
Ett fungerande ledningssystem ger förutsättningar att effektivisera verksamheten och stärka upp processerna i organisationen, oavsett om det gäller tillverkande industri eller tjänsteorganisationer. Besparingar finns att hämta i produktionen och även i processer som är relaterade till medarbetare, leverantörer och kunder.
Kvalitetsbristkostnader kan uppgå till hela 20 procent av de totala kostnaderna och för tjänsteföretag är denna siffra ofta högre än för tillverkande företag. Ett ledningssystem baserat på ISO 9001 är en god investering och för att säkerställa maximal effekt krävs anpassning till den egna organisationen. Det är inte ovanligt att man kan hämta in stora delar av investeringen på bara ett par år.
Hur påbörjar vi arbetet med ISO 9001?
Påbörjandet och genomförandet skiljer sig givetvis beroende på organisation, men inledningsvis finns ett antal steg som är bra att känna till.
1. Börja inte bara med att köpa kravstandarden och läsa igenom den. Ta först reda på om och hur ledningen vill göra det här, knyta arbetet till sina strategier och göra det till en del av det dagliga arbetet. Det är en attitydfråga.
2. Fundera över ambitionsnivån. Behöver ni certifikat inom ett halvår för att vinna ett anbud? Eller är arbetet mer långsiktigt för att höja arbetet generellt? Skaffa en prioriteringsordning där ni gör klart hur viktigt ett ISO-certifikat är i förhållande till andra planerade projekt.
3. Fundera på om ni har intern kompetens, om någon har förmågan att ta till sig detta som sin arbetsuppgift och om ni behöver ta in någon utifrån. Gör klart vem som ska göra vad och hur stort teamet ska vara. Bestäm kommunikationsnivå. Är det en mindre organisation kanske arbetet förmedlas i korridoren och på möten. En stor, hierarkisk verksamhet behöver strukturerad information.
4. Sätt igång! Köp handböcker, standarder och vägledningar samt kombinera med introduktionskurs. På SIS hemsida hittar du en massa matnyttigt. www.sis.se.
Vad är viktigt för att lyckas med arbetet? Ledningens stöd och mellanchefers engagemang är en förutsättning för att få ut maximalt av ledningssystemet. Informera - Entusiasmera - Engagera.
- Det är viktigt att forma ledningssystemet efter organisationens arbetssätt och att ISO 9001 ger support till detta.
- Identifiera möjliga kostnadsbesparingar och uppmuntra till förbättringsinitiativ.
- Se till kundnyttan och koppla detta till hur man arbetar både internt och externt.
- Att införa ISO 9001 som stöd i ledningssystemet är inte en engångshändelse, det förblir en del av organisationens kultur och arbetssätt. Då uppnås större nytta och utväxling.
Vilka fler vinster kan vi räkna med än de ovanstående?
Ett stärkt varumärke och nöjdare medarbetare. Det är helt enkelt många gånger konkurrensstärkande och ökar organisationens förtroendekapital. ISO 9001 används även mer och mer i upphandlingsförfaranden.
Har du fler frågor som du skulle vilja ha svar på är du välkommen att kontakta Peter Hartzell för vidare diskussioner.
