Universitetsservice verksamhet är spridd och innefattar bland annat Husservice, Post & transport, Lokalvården och Administration. Organisatoriskt består den av 25 resultatenheter. Enligt Siv Olofsson, chef för Universitetsservice, är ambitionen att driva dessa som företag. I november tilldelades de Svensk Kvalitets erkännande. Att ”företagen” har kunden i centrum beskriver hon som en ren överlevnadsfråga.

– Våra kunder består av 4000 anställda och 29 000 studenter med det gemensamt att de alla befinner sig i universitetets kritiska värd. Liksom de granskar litteratur, forskningsrön och varandra, granskar de också hela tiden oss, säger Siv Olofsson.

Mätbart nöjda kunder leder till stolthet
I rapporten som delegationen från Svensk Kvalitet lämnade efter sig lyfts ledarskapet, den strategiska planeringen och medarbetarnas engagemang bland annat fram som särskilda styrkor i det kvalitetsarbete som bedrivs inom Universitetsservice. En annan faktor var den uppmätt höga graden av kundnöjdhet. Idag är det nämligen norm inom Universitetsservice att återkommande mäta och utvärdera kundernas uppfattning om den service som ges. Siffrorna är både ett värdefullt styrverktyg och en källa till mod och stolthet. Här vet man att det görs ett bra jobb.

Tydlig målbild möjliggjorde en stor förändring
För Siv Olofsson handlar det om att de har ett kvalitetsarbete med K.Ä.N.S.L.A. K.Ä.N.S.L.A. står för kärleksfull, ärlighet, nödvändighet, sanning, lekfullhet och ansvar. Ytterst befäster ledstjärnan att varje bolag har en mening, och att det arbete som bedrivs där är viktigt. Men så har det inte alltid uppfattats. När Siv Olofsson för 15 år sedan tillträdda sin tjänst efter att ha arbetat inom försvaret mötte hon en helt annan verklighet.

– När jag rörde mig runt om i organisationen mötte jag personer engagerade i vitt olika arbetsuppgifter men utan stolthet. För att förklara för medarbetarna vad jag såg och vad jag ville att vi skulle åstadkomma tillsammans skrev jag en bok. Från början var det tänkt som en rapport och innehållet bestod delvis av dikter och bokmärken. Skepsisen här inom universitetet var stor. Inte kunde en bok se ut på det viset, berättar Siv Olofsson.

Ett erkännande är ingen utmärkelse…
Erkännandet från Svensk Kvalitet har resulterat i att personer runt omkring höjt på ögonbrynen och lagt märke till det arbete som görs. Ändå är Siv Olofsson och hennes medarbetare inte nöjda. Erkännandet betyder ju också att man inte var tillräckligt bra för att få Utmärkelsen Svensk Kvalitet. Det har sporrat organisationen till att även i år delta i tävlingen. På så vis hoppas man garantera att man inte tappar tempo i förbättringsarbetet.

– Ur mitt perspektiv är det fullständigt avgörande att använda etablerade verktyg i kvalitetsarbetet. SIQ:s frågebatteri ställer det mesta på sin spets. Visst tar det tid, men om tiden sätts i relation till effekterna av erkännandet är det inte svårt att motivera att vi tog oss den. Tillgången till positiv feedback, både i form av bekräftelse och förbättringsförslag är en stor tillgång. Och egentligen är det ju inte så mycket mer jobb att vara med ett år till. Vi ska ju bara lyfta in 2005 års siffror och göra vissa förbättringar, avslutar Siv Olofsson.

Hon får det onekligen att låta väldigt enkelt...