Vid Ängelholms Sjukhus arbetar 1200 personer. Verksamheten är till sin natur mycket komplex och synnerligen kritisk. Ett misstag här kan få mycket allvarliga konsekvenser. I centrum för det arbete som bedrivs står verksamhetens ledningssystem. Rätt information, i rätt tid och på rätt plats är ett uttalat mål för vad som ska känneteckna det. Det berättar Liss-Marie Nyström, som är projektledare för införandet av Munkeby DocControl vilket är det stödverktyg som verksamheten valt för att styra sin dokumentation.

Genomgången av verksamhetens rutiner största vinsten
År 2003 togs i sjukhusets ledningsgrupp beslutet att ta hjälp av ett IT-stöd i arbetet med dokumentstyrning. Det var startskottet på ett omfattande arbete som inte minst bestod av en betydande del inventering. Just genomgången av alla sjukhusets rutiner lyfts av de inblandande också fram som en av de största vinsterna med projektet. Ett annat är att verktyget bidragit till att skapa ett enhetligt språk och en gemensam struktur.

Viktig lärandeprocess har haft effekt på användandet
Det fanns ett brett intresse från flera av sjukhusets olika delar att påbörja arbetet, som startade i mindre enskilda projekt. En av de verksamheter som var först ut var Vårdenheten där Christina Svensson är verksamhetschef. Så här berättar hon om uppstarten:

– För oss låg utmaningen inte primärt i att lyfta in våra styrande dokument i ett IT-stöd. Det första steget var istället att undersöka vad vi redan hade i form av exempelvis rutiner och promemorior, och hur de dokumenten skulle klassificeras. Var de till exempel styrande? Genomgången, som involverade alla i verksamheten, blev också en viktig del i lärandeprocessen om just ledningssystemet som sådant. Det har också påverkat användningen idag positivt.

Christina Svensson fortsätter:

– En annan utmaning var att hitta en väl fungerande struktur att sortera dokumenten efter. Eftersom sjukhuset använder sig av Balanced Scorecard blev det en naturlig utgångspunkt för oss. För någon annan hade kanske t.ex. strukturen i ISO 9001 passat bättre, valet måste göras utifrån den egna verksamheten.

Målet har nåtts; ledningssystemet lever dagligen
Idag har hela verksamheten nått målet. Det gör sjukhuset unikt eftersom det är det enda sjukhuset i Region Skåne där alla kliniker/enheter är involverade i elektronisk dokumentstyrning. På vägen har alla berörda, och inte minst de systemadministratörer som finns runt om i verksamheten fått mycket utbildning och hjälp. Processen har tagit tid, men det har gett resultat.

Ledningssystemet är nu väl integrerat med sjukhusets intranät och lättåtkomligt för alla. Det underlättar för nya medarbetare och etablerad personal som flyttar mellan avdelningarna. Och att ledningssystemet lever dagligen, det finns det många bevis för. Gerd Nilsson, huvudadministratör för Munkeby DocControl berättar:

– Ledningssystemet lever dagligen, inte minst sedan vi publicerat vår PA-handbok i systemet. Den är alla medarbetare berörda av oavsett roll. Ett ytterligare tecken är den täta kontakt jag har med de 28 systemadministratörer som finns runt om i verksamheten.

Gerd Nilsson förtydligar:

– Hos oss fastställer verksamhetscheferna nya och uppdaterade rutiner. Sedan är det verksamhetens egen systemadministratör som ansvarar för att den nya versionen publiceras och den gamla tas bort. En tät kontakt med just systemadministratörerna innebär således att rutiner förnyas och byts ut – en förutsättning för att ledningssystemet ska hållas aktuellt och att medarbetarna ska vara intresserade av att använda det.