Goran Barasin har arbetat länge med kvalitetsutveckling i Västra Götalandsregionen. De har lyckats skapa en gemensam avvikelseprocess för alla verksamheter och nu involveras även kommunerna i processen.
Goran Barasin är regionutvecklare i VGR och ansvarar för avvikelsehanteringssystemet, MedControl. Han har under lång tid arbetat med kvalitetsutveckling genom att analysera avvikelser och föreslå förbättringar som gynnar både anställda och invånare i regionen. Mycket av hans arbetstid används för dialog med olika verksamheter för att medarbetarna ska kunna bidra till en process som stödjer deras eget arbete och underlättar registrering av avvikelser.
– Det är en utmaning att arbeta med gemensamma processer i en stor organisation som har helt olika verksamheter. Vi har allt från sjukvård till fastighetsförvaltning, men det är hos varje enskild medarbetare som kvalitets- och utvecklingsarbetet börjar oavsett vad de arbetar med. Om alla anställda kan registrera avvikande händelser på sina arbetsplatser, kan verksamheten åtgärda systematiska fel och vi kan analysera trender på en övergripande nivå för att fånga upp det som är av värde för många, säger han.
En annan utmaning är det kvalitetsarbete som sker i samverkan med externa partners, till exempel att hantera patientavvikelser gemensamt med kommuner. Många äldre patienter är inskrivna i kommunal hemsjukvård och även på privata vårdcentraler. När en avvikelse ska rapporteras mellan olika vårdgivare måste man ta hänsyn till sekretesslagstiftningen. I dag skickas avvikelsen ofta via fax och det är varken patientsäkert eller effektivt. Uppgifterna måste skrivas in i systemet från ett papper och det händer att faxen hamnar hos fel mottagare.
VGR gjorde en förstudie för att kartlägga vilka problem som fanns kring just kommunikation mellan olika vårdgivare. Med förstudien i handen tog Goran kontakt med Munkeby Systems för att diskutera vad som kunde göras för att öka patientsäkerheten med hänsyn till rådande lagstiftning och med stöd av MedControl.
– Fanns det en möjlighet att skilja på den information som redan fanns i systemet och låta externa partners ta del av vissa delar på ett säkert sätt?
Munkeby Systems fick i uppdrag att ta fram en funktion som bygger på att respektive vårdgivare registrerar avvikelser kring en gemensam patient i MedControl. Goran stämde av förslaget med VGR:s jurister och Datainspektionen, och hösten 2019 genomfördes en pilot tillsammans med fem kommuner och fyra privata vårdcentraler. Testet utföll väl och den 10 februari i år blev det en godkänd länsgemensam rutin. Kommuner och privata vårdgivare med avtal ska kommunicera avvikelser via MedControl.
Processen för att registrera en avvikelse bygger på att respektive vårdgivare bara har behörighet att se den information de har rätt att ta del av.
– Vi tillåter att kommuner och privata vårdgivare går in i vårt system, men deras information sparas separat från VGR:s egen.
De andra vårdgivarna har behörighet att registrera avvikelser via en autentiserad inloggningstjänst som de redan använder för digital kommunikation med VGR. Ingen behöver längre skicka fax med avvikelserapporter eftersom informationen styrs rätt från början via ett formulär i systemet. För VGR:s del ser processen i relation till de andra vårdgivarna likadan ut som för interna avvikelser.
Nu startar VGR införandeprocessen genom att utbilda samtliga kommuner och de privata vårdgivare som VGR har avtal med.
– Detta kommer att öka patientsäkerheten och kvaliteten, utan några stora investeringar. Det handlade bara om några timmars utveckling av ett befintligt system, säger Goran.
Ett kvalitetsarbete tar aldrig slut och utmaningen är att få alla verksamheter att bidra till det. VGR har som mål att varje medarbetare ska registerara minst en avvikelse per år. Här spelar ledarskapet en stor roll, menar Goran.
– En chef som aktivt uppmuntrar sina medarbetare att registrera avvikelser påverkar också deras vilja att göra det. Ofta förknippas en avvikelse med något negativt, men en avvikelse som registreras ger en positiv effekt, eftersom verksamheten kan åtgärda den och skapar ett lärande.
Dela
