Sänkta kostnader hos Lantmännen med InControl.

Genom att visualisera kvalitetsbristkostnader har Lantmännen Lantbruk lyckats skapat ett internt intresse för sitt kvalitetsarbete. De kan se var och i vilka processer och verksamheter  avvikelser uppkommer och till vilka kostnader. – Dashboards har gjort stor skillnad hos oss. Tidigare kunde vi säga att något hände ”jätteofta”, men nu kan vi också se vad det ...

Genom att visualisera kvalitetsbristkostnader har Lantmännen Lantbruk lyckats skapat ett internt intresse för sitt kvalitetsarbete. De kan se var och i vilka processer och verksamheter  avvikelser uppkommer och till vilka kostnader.

– Dashboards har gjort stor skillnad hos oss. Tidigare kunde vi säga att något hände ”jätteofta”, men nu kan vi också se vad det kostar. Vi kan se att kvalitetsbristkostnaderna har minskat sedan vi började använda dashboards, säger Marie Holmberg, som är företagets specialist för Kvalitetssystem och förbättringsarbete.

Kvalitetsbristkostnader beräknas enligt forskning, uppgå till minst tio procent av ett företags omsättning. Trots detta är det fortfarande företag som inte mäter dem, men Lantmännen Lantbruk har hittat ett framgångsrikt koncept för att hitta och minska sina kvalitetsbristkostnader. De har både en organisatorisk funktion som samordnar allt arbetet kring avvikelser, och utvecklat sitt ärendehanteringssystem InControl med Munkebys lösning för dashboards så att det är enkelt att följa avvikelser och se vilka som driver kostnader.

– Genom att sätta kostnader på avvikelser blir det lättare att prioritera vilka man ska åtgärda först. Det är inte alltid den stora mängden som kostar mest, säger Pernilla Rydberg, chef för kvalitets-, miljö-, arbetsmiljö- och säkerhetsarbetet.

Kvalitetsbristkostnader är i dag en av Lantmännen Lantbruks viktigaste kvalitetsparameter. De kan i dag följa upp sina kostnader per process, per ärendetyp, affärsområde, lokal anläggning och divisionsnivå och chefer mäts bland annat efter sina kvalitetsbristkostnader.

 

Dashboards är en framgångsfaktor i kvalitetsarbetet

Lantmännen Lantbruk och Munkeby Systems började utveckla uppföljningen av kvalitetsbristkostnader för snart två sedan. Grunden är ärendehanteringssystemet InControl där avvikelser, reklamationer, incidenter, revisionsavvikelser med mera registreras. Resultatet blev ett visuellt gränssnitt i form av grafer på dashboards där alla chefer kan följa sina ärenden och gräva djupare i statistiken. Det går till exempel att se vilka processer som har höga kostnader, jämföra olika anläggningar och se sina resultat direkt.

– Gränssnittet med dashboards är en framgångsfaktor i vårt kvalitetsarbete. Det har blivit ett mycket större intresse för kvalitetsbristkostnader sedan vi lanserade det och ju enklare vi gör systemet, desto större nytta för användarna, säger Pernilla Rydberg.

 

Revisioner och ronder

Lantmännen Lantbruk har också tagit fram dashbords för uppföljning av revisioner och avvikelser och använder InControl för planering av flera typer av revisioner och ronder, såväl interna som externa. Med hjälp av en dashbord är det enkelt att se vilka frågor och områden som ger anmärkningar och avvikelser. Det blir enkelt att se vad de bör fokusera på för att förbättra verksamheten.

 

Samordningsfunktion som följer upp avvikelser 

Analysen och dashboards är en del av framgången, men Lantmännen Lantbruk har också ett ledarskap som uppmuntrar kvalitetsarbetet, en organisation och ett kvalitetsledningssystem som hör ihop med ärendehanteringssystemet.

– Ett kvalitetsarbete kräver en organisation som kan följa upp avvikelser och inte bara registrera dem. Vi har tagit fram rutiner och gemensamma klassificeringar och alla avvikelser passerar vår samordningsgrupp som ser till att rätt person hanterar ärendet och följer upp hur det går. Om någon behöver stöd av oss ger systemet ett bra underlag för dialogen, säger Marie Holmberg.

 

Grundorsaksanalys för att förebygga

Lantmännen Lantbruk fortsätter att utveckla sitt kvalitetsarbete med hjälp av InControl.

– Vi har en bra dialog med Munkeby Systems om utvecklingen av systemet. Vi kan själva göra vissa anpassningar genom att lägga till fler fält och klassificeringar om vi vill följa upp något specifikt. Vi importerar också data från våra affärsdatasystem för att få mer grunddata, säger Pernilla Rydberg.

Vad blir nästa steg i utvecklingen av kvalitetsarbetet?
– Vi vill kunna ta fram mer information om varje ärende och ha ett mer utvecklat stöd för grundorsaksanalys för att kunna förebygga och åtgärda kvalitetsbrister, säger Marie Holmberg.

 

(Fakta)

Om Lantmännen

Lantmännen är ett lantbrukskollektiv som ägs av 19 000 lantbrukare och verkar inom hela värdekedjan från jord till bord. Lantmännen Lantbruk är en av divisionerna och har fyra affärsområden: växtodling, spannmål, foder och maskin. De har arbetat med Munkeby Systems ärendehanteringssystem InControl i mer än tio år.